Seminar über Projektmanagement: ein Bericht

Projektmanagement – Die unsichtbare Arbeit einer Freiberuflerin

Irgendjemand hat mal mir gesagt, dass selbstständig zu arbeiten eigentlich bedeutet, dass man selbst und ständig arbeitet. Für Freiberufler wie mich bedeutet das, dass die Arbeit weder beginnt, wenn ein Auftrag bestätigt wird, noch endet, wenn wir ihn erledigen und dem Kunden lieferen.

Es gilt davor und danach viele Arbeitsschritte zu erledigen: E-Mails schreiben, das Arbeitsvolumen von Aufträgen einschätzen, eine Rechnung stellen, die Beobachtung der Zahlung, und manchmal auch das Einfordern einer ausstehenden Rechnung … Mit wenigen Kunden kann man es noch im Griff haben, aber mit der Zeit, wenn die Zahl der Kunden wächst, kann man schnell den Überblick verlieren.

Seminar beim BDÜ Bayern

An dem Punkt mit der Übersicht war ich angekommen im Jahr 2019, als ich das Seminarangebot vom BDÜ Bayern im Oktober 2019 entdeckte: ein ganzer Samstag mit Tipps und Tricks um das Projektmanagement. Die Referentin war Birgit Hoffman vom Team Beomed. Und es hat sich wahrlich gelohnt. Hier kommt eine Zusammenfassung dieses Tages, was für mich das wichtigste war und was ich in meiner Arbeitsweise ab 2020 ändern werde. Es klingt komplizierter als es in Wirklichkeit ist :-)

Projektmanagement

Was ist Projektmanagement

Ich habe diesen Beitrag mit dem Begriff Projektmanagement angefangen: es handelt sich um das Initiieren, das Planen, das Steuern, das Kontrollieren und das Abschließen von Projekten bzw. Aufträgen in meinem Fall. Jedes Projekt, jeder Auftrag hat drei Hauptphasen, und zu jeder Phase gehören verschiedenen Arbeitsschritte. Die folgende Tabelle fasst sie zusammen:

Vorbereitung Durchführung Abschluss
-Auftragseingang- und klärung

-Kapazitätsplanung

-Angebot erstellen und Preisverhandlung

-Auftragsbestätigung

-Projekt anlegen

-Auftragstext lesen und vorbereiten

-Übersetzen / Lektorieren

-Terminologierecherche und Anlegen der Terms (Fachbegriffe)

-Revision

-Lieferung

-Mögliche Änderungen umsetzen

-Abrechnung

-Eventuell Beschwerdemanagement

-Nachkalkulation

-Mahnwesen falls erforderlich

 

Auftragsdokumentation

Danach kamen zwei Aspekte, die für mich am Nützlichste waren und die ich ab 2020 anwenden werde:

  1. Das Anlegen von Checklisten für die Auftragsklärung mit dem Kunden
  2. Verschiedene Methoden, um Aufträge zu dokumentieren. Dabei haben wir zunächst verschiedene Softwarelösungen für FreiberuflerInnen und Agenturen betrachtet, die es auf dem Markt gibt, unter anderem:
  • Die Software Translation Office 3000. Diese Software ist speziell für freiberufliche Übersetzer zugeschnitten. Ich hatte sie auch schon mal ausprobiert, wurde aber nie richtig warm damit.
  • Die Software Plunet Business Manager. Diese Lösung ist eigentlich nur für Agenturen gedacht, da die einfachste Version ist erst für zwei Mitarbeiter gedacht.
  • Ein ähnliches Produkt wie TO 3000, auch sehr umfangreich, ist die Software XTRF. Aber dann doch zu umfangreich und umständlich.
  • Projekte in einem CAT-Tool (Computer-Aided-Translation) wie MemoQ anlegen. Für mich nicht besonders gut anwendbar, weil ich nicht nur übersetze.
  • Eine Excel-Datei.

Eine einfache, aber gut strukturierte Exceldatei

Eine Excel-Datei? Ja. Und genau das hat mich begeistert. Frau Hoffman hat uns eine einfache Struktur gezeigt, wie man auf einer einfachen Excel-Datei alle Schritte einer Projektabwicklung und alle Projekte gleichzeitig im Auge behält:

  1. Zunächst muss man eine laufende Nummer als roter Faden jedem Projekt zuordnen, unabhängig vom Kunden und von Zeit der Bearbeitung. Bis jetzt habe ich alle Rechnungen chronologisch angelegt. Zwar auch mit einer laufender Nummer versehen, aber beim Speichern hatte ich sie nach Monaten gespeichert. Die Suche nach alten Rechnungen war entsprechend umständlich.
  2. Jeder Kunde erhält einen Kürzel, die zusammen mit der laufenden Nummer versehen wird. Zusammen mit der Excel-Dateiabwicklung habe ich eine zweite Excel-Datei angelegt mit allen aktiven Kunden. Bis jetzt hatte ich sie nur im Outlook gespeichert. Ab 2020 werde ich sie dazu in die Kunden-Exceldatei mit Kürzel anlegen
  3. Exceldatei zur Abwicklung: oben kann man die Kolumnen mit allen Daten, die man für die Projektabwicklung benötigt nach und nach füllen: Art des Auftrags (Übersetzung oder Lektorat), Firma, Ansprechspartner, Datum der Lieferung, Datum der Rechnungsstellung, Datum des Rechnungseingangs und vieles mehr. Auf der linken Seite der Datei sind dann alle Projekte nach der laufenden Nummer und dem Kürzel des Kunden zu finden.

Im Herbst 2019 habe ich mich dann an die Arbeit gemacht und die ersten Projekten für 2020 angelegt. Und sie sieht so aus:

Excel Datei Projektmanagement

 

 

Die jeweiligen Spalten kann man natürlich beliebig ergänzen oder verschieben. Diese ist meine erste Struktur mit allen wesentlichen Daten, die ich für den Anfang benötige.

Weiterer Verlauf des Seminars

Im weiteren Verlauf des Seminars haben wir andere Aspekte des Projektmanagements besprochen, die für mich nicht so neu waren. Es hat aber nicht geschadet, noch einmal darüber nachzudenken und darüber miteinander zu sprechen. Wir haben unter anderem folgende Aspekte erörtert:

  1. Zeiterfassung: Ja oder nein? Für die Abrechnung auf Zeitbasis und für die Nachkalkulation ist sie durchaus zu empfehlen. Und sie steigert die Selbstdisziplin :-)
  2. Kapazitätsplanung: Wie viel schafft ein Übersetzer am Tag? Wie viele Wörter oder Seiten? Wie viele echte produktive Arbeitszeit haben wir zur Verfügung, neben dem ganzen Projektmanagement um alle Aufträge, die Buchhaltung usw.? Frau Hoffman hat uns netterweise eine einfache Exceldatei zur Verfügung gestellt, die die Zahl der zu übersetzenden Wörter oder Normzeilen in geschätzten Stunden und Tagen umrechnet.
  3. Übersetzen im Team, für größere Projekte, versteht sich.
  4. Der Kostenvoranschlag und was man alles dabei beachten muss.
  5. Preisverhandlung und das magische Dreieck (Kosten, Qualität, Zeit): Billig, schnell und gut gehen alle gleichzeitig nicht. Hier einen sehr guten Beitrag dazu.
  6. Rabatte für Matches? Nur wenn sie auch 0% Aufwand bedeutet, also wenn die Segmente im CAT-Tool gesperrt sind. Sonst muss man eventuell auch für nicht gesperrte 100% Matches die Übersetzung oder das Lektorat übernehmen, weil es Doubletten gibt oder sie doch Fehler beinhalten. Und das bedeutet natürlich Arbeit.
  7. Auftragsbestätigung. Schriftliches Dokumentieren, wenn die Absprache telefonisch war. Und wenn die Bestätigung nicht kommt: nachfragen.
  8. Nachdem man den Auftrag erledigt hat: Abrechnung, eventuell Beschwerdemanagement (sich bedanken, Bedauern ausdrücken, detalliert begründen, Nachbesserung anbieten), Nachkalkulation

Alles in allem war es ein sehr gut strukturiertes und durchgeführtes Seminar, mit vielen guten Tipps und ein netter Austausch unter Kollegen. Die Referentin hat uns dazu noch ihre Präsentation zur Verfügung gestellt, die ich mehrmals nachgeschlagen habe, auch um diesen Beitrag zu schreiben.

4 Gedanken zu „Seminar über Projektmanagement: ein Bericht

  1. Erika Cecilia

    Este mensaje es para ti privado. No lo actives Montse!!

    Me ha inspirado mucho tu artículo de Projektmanagement para tomar de guía en mi próximo proyecto.
    Si me permites, me gustaría llamarte este fin de semana y consultar tu valiosa opinión para un proyecto que tengo en mente.

    Un abrazo muy fuerte!

    Erika Cecilia Guerra
    *Sirena Cuentacuentos*

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