Projektmanagement – Kontaktaufnahme bis Übersetzung

Mein Projektmanagement hinter den Kulissen

Projektmanagement von Übersetzer*innen, von Übersetzern und Übersetzerinnen

Professionelle Übersetzer bzw. Übersetzerinnen tun eine Menge Arbeit vor und nach der tatsächlichen Übersetzung und ihrer Lieferung an den Kunden. Dieses Projektmanagement hinter den Kulissen ist vielen Auftraggebern nicht immer klar. Bevor aber der Kunde seine in Auftrag gegebene Übersetzung bekommt, erfolgen hinter den Kulissen einige notwendige Schritte, die sich immer wieder wiederholen.

Kontaktaufnahme und Bestätigung

Der erste Schritt ist natürlich immer die Kontaktaufnahme. Wichtige Angaben für die Übersetzer*innen sind die Textmenge, die übersetzt werden soll und der gewünschte Liefertermin. Ohne die Textmenge zu wissen, kann man kein konkretes Angebot erstellt werden. Wie man die Textmenge ermittelt, habe ich hier im Beitrag Die Kosten einer Übersetzung ermitteln zusammengefasst.

Bei den meisten Anfragen reicht die erste Kontaktaufnahme. Ich schreibe anschließend ein Angebot, und man einigt sich – oder eben nicht. Der größte Teil der Kommunikation läuft bei mir über E-Mail, in wenigen Fällen telefonisch. Aber wie die Kollegin Andrea Halbritter in ihrem Beitrag über das Telefonieren beschreibt, ist die telefonische Kommunikation manchmal schneller und besser darin, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Projektmanagement – die Projektvorbereitung

Die Bestätigung

Nach der Einigung zum Preis und zur Lieferung beginnt die Arbeit an der Übersetzung noch lange nicht. Ein unabdingbarer Schritt ist die formelle Bestätigung der Kund*innen. Dafür reicht natürlich eine E-Mail, aber es soll schon mal vorgekommen sein, dass man mit der Übersetzung beginnt, um dann später zu erfahren, dass diese dann doch nicht in Auftrag gegeben wird.

Deswegen warte ich immer auf diese Bestätigung. Manche Firmen oder Agenturen schicken sogar die Bestätigung in Form einer Bestellung in PDF. Das erleichtert das Anlegen der betreffenden Übersetzung und später dann auch die Rechnungsstellung selbst.

Projekt anlegen

Wenn die Bestätigung oder die Bestellung angekommen ist, lege ich zunächst das Projekt an, und zwar zweifach. Wenn es ein neuer Kunde ich, lege ich einen Ordner mit seinem Namen an und speichere alle Dokumente darin. Bei bestehenden Kunden lege ich entsprechend einen Unterordner an.

Als zweiter Schritt dokumentiere ich das Projekt in einer Excel-Datei, wo ich alle Projekte in laufenden Nummern speichere, plus weitere Informationen dazu, damit ich sie besser nachverfolgen kann, wie zum Beispiel die Art des Projekts (Übersetzung, Lektorat, Revision usw.), Ansprechpartner bzw. Firma, Datum der Anfrage, und vieles mehr.

Dieses interne Projektmanagement ist für Kund*innen natürlich unsichtbar, für mich aber unabdingbar, weil ich unter der Woche mit mehreren Aufträgen zu tun habe und ich nur so den Überblick behalten kann.

Rechnungsstellung

Als dritter Schritt habe ich mich in der letzten Zeit immer mehr angewöhnt, die Rechnung für das Projekt schon im Voraus zu entwerfen und anzulegen. Diese Rechnungen haben als Rechnungsnummer die laufende Nummer aus der Excel-Datei.

Auch wenn ich die Rechnung nach der Lieferung der Übersetzung verschicke, habe ich sie so schon angelegt und habe nach und nach einen Überblick der Rechnungen, die ich am Ende des Monats verschicken werde.

Für die Rechnungsstellung gibt es natürlich eine große Vielfalt von Software, einige schon cloud-basiert, und die auch speziell für Freiberufle*innen konzipiert sind. Ich habe aber diesen Schritt noch nicht gemacht. Vielleicht kommt er noch und ich werde berichten :-)

Projektdurchführung – die Übersetzung

Danach erst, endlich, beginnt die eigentliche Arbeit, die meine Kund*innen von mir erwarten: den Text zu übersetzen.

Man könnte einwenden, dass man das ganze Anlegen erst danach machen kann. Aber erstens hat mir die Erfahrung gezeigt, dass es nicht besonders effektiv ist, keine Ordnung zu wahren, und zweitens bin ich seit der Datenschutzverordnung vom 2018 unter anderem dazu verpflichtet, personenbezogenen Daten zu dokumentieren und für externe nachvollziehbar zu machen.

Dr. Katja Flinzner hat schon mal 2018 in ihrem Beitrag Was bedeutet die DSGVO für Einzelunternehmer und Freelancer die wesentlichen Punkten der Verordnung zusammengefasst.

Projektmanagement – Projektnachbereitung

Die Übersetzung ist fertig und geliefert, nächste Übersetzung, nächstes Lektorat? Noch nicht.

Der nächste Schritt ist natürlich die Rechnung zu schicken. Manche Ratgeber sagen, man soll sie zusammen mit dem Lektorat oder der Übersetzung schicken. Ich versende sie aber ein paar Tage versetzt oder alle zusammen am Ende des jeweiligen Monats, weil es manchmal Rückfragen zur getanen Arbeit gibt, und weil ich auch nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen will.

Wenn alles glatt läuft, und das passiert in den meisten Fällen, zahlen die Kunden dann den Rechnungsbeitrag innerhalb der festgesetzten Frist. Manchmal aber nicht, und dafür können verschiedene Gründe vorliegen: Rechnung verlegt, vergessen, der Endkunde – bei Agenturen – hat noch nicht bezahlt usw. In dem Fall heißt es, nachzufragen. In dem Fall muss ich mich in Geduld üben, denn ich weiß, das Geld kommt irgendwann sicher.

Der nächste, bitte

Und zwischendurch sind weitere Anfragen angekommen und das Karussell der Anfrage – Anlegen – Übersetzen – Liefern, was mein Projektmanagement ausmacht, hat sich schon längst für andere Aufträge in Bewegung gesetzt. Wie ihr seht, steht das Leben als Übersetzerin und Lektorin nie still und ist immer spannend und aufregend.

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