Professionelle Übersetzer bzw. Übersetzerinnen haben ein eingespieltes und etabliertes Projektmanagement, die sie um die Arbeit für die Kunden herum nach der Auftragsbestätigung ausführen.
Dieses Projektmanagement beginnt vor der Auftragsbestätigung und geht weiter nach der Lieferung des Auftrags.
In diesem Beitrag möchte ich diese unsichtbare Arbeit für Dich, werter Kunde, werte Kundin, sichtbar machen.
Mein Projektmanagement hinter den Kulissen
Dieses Projektmanagement hinter den Kulissen ist vielen Auftraggebern nicht immer klar.
Bevor aber der Kunde seine Übersetzung oder sein Lektorat bekommt, erfolgen einige notwendige Schritte, die sich immer wieder wiederholen.
Und danach ist die Arbeit immer noch nicht fertig.
Auf LinkedIn hat die Übersetzerin Natalia Calviño diese Infografik geteilt.
Ihr Vergleich mit einem Iceberg ist sehr treffend.
Du als Kunde bzw. Kundin siehst nur die sprichwörtliche "Spitze des Eisbergs".
Nachfolgend gehe ich auf die einzelnen Schritte näher ein.
Kontaktaufnahme und Bestätigung
Kontakt aufnehmen: über E-Mail oder telefonisch?
Der größte Teil der Kommunikation läuft bei mir über E-Mail, in wenigen Fällen telefonisch.
Aber wie die Kollegin Andrea Halbritter in ihrem Beitrag über das Telefonieren beschreibt, ist die telefonische Kommunikation manchmal schneller und besser darin, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.
Viele Privatkunden, die bei mir eine beglaubigte Übersetzung in Auftrag geben möchten, greifen zunächst zum Telefon, weil sie andere Fragen haben außer dem Preis oder dem Liefertermin.
Ohne die Textmenge zu wissen, kann man kein konkretes Angebot erstellt werden. Wie man die Textmenge ermittelt, habe ich hier im Beitrag Die Kosten einer Übersetzung ermitteln zusammengefasst.
Was brauche ich als Übersetzerin vom Kunden?
Wenn ich einen Text übersetzen soll, brauche ich natürlich als Erstes den Text in der Originalsprache, in meinem Fall auf Deutsch.
Normalerweise schicken die Kunden ihn im Word- oder PDF-Format gleich mit, als Anhang der E-Mail.
So können wir gleich die Textmenge sehen.
Die Textmenge beeinflusst als Erstes den Preis der gewünschten Übersetzung, sondern auch der Liefertermin. ,
Eine weitere Angabe, die ich vom Kunden benötige, ist der gewünschte Liefertermin der Übersetzung.
In den meisten Fällen ist dieser gewünschte Liefertermin zu schaffen, aber es gibt zwei Faktoren, die das nicht möglich machen, und zwar:
- Wegen der Arbeitsbelastung der Übersetzerin. Wir arbeiten manchmal an mehreren Übersetzungen gleichzeitig. In dem Fall können wir keinen weiteren Auftrag annehmen, bis die schon bestätigten Aufträgen bearbeitet wurden.
- Weil der gewünschter Termin unrealistisch ist. Wenn die Textmenge groß ist, der gewünschte Termin aber schon "für gestern" ist, kann keine Übersetzerin zaubern.
Wenn einer der zwei Faktoren vorkommen, kommuniziere ich es sofort.
Das Ergebnis ist, dass manchmal der Auftrag doch nicht so eilig ist, oder, wenn doch, empfehle ich dann eine Kollegin oder einen Kollegen.
Beglaubigte Übersetzung?
Bei Urkunden schicken vor allem Privatkunden manchmal die eingescannten Urkunden in der E-Mail nicht gleich mit.
Viele fragen dann gleich, was diese Art Übersetzung für "2 Seiten" kosten und wie viel Zeit ich dafür brauche.
Aber beglaubigte Übersetzungen sind speziell.
Wir übersetzen nicht nur den Text, sondern müssen sie auch originalgetreu formatieren.
Und es gibt so viele Urkunden und Zeugnisse, wie Sand am Meer bzw. so viele Staaten wie es auf diesem Planeten gibt.
Allein die Vielfalt an Geburtsurkunden, wie ich in im Blogbeitrag über Abkürzungen in Geburtsurkunden beschrieben habe, ist bei einer Sprache wie Spanisch riesig.
Dazu kommt noch, dass beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer nicht nur übersetzen.
Wir bestätigen die Übersetzung, wir stempeln sie und wir verschicken sie anschließend per Post.
All diese Faktoren beeinflussen nicht nur den Preis, sondern natürlich auch die Lieferung.
Angebot
Bevor der Kunde den Auftrag vergibt, erstelle ich immer ein Angebot bzw. Kostenvoranschlag im Rahmen dieser ersten Kommunikation.
Das kann gleich in der Antwort-E-Mail erfolgen, oder mit einem formelleren Formular.
Das hängt immer von der Textmenge ab, aber auch von der Textsorte.
Bei beglaubigten Übersetzungen z. B. habe ich eine Preisliste für standardisierten Urkunden wie die Apostille.
In dem Fall kann ich den Preis gleich beim Antworten der E-Mail mitteilen.
Projektmanagement - die Projektvorbereitung
Die Bestätigung
Nach der Einigung über den Preis und zur Lieferung beginnt die Arbeit an der Übersetzung noch lange nicht.
Ein unabdingbarer Schritt ist die formelle Bestätigung der Kundin oder des Kunden.
Dafür reicht natürlich eine E-Mail, aber es soll schon mal vorgekommen sein, dass man mit der Übersetzung beginnt, um dann später zu erfahren, dass diese dann doch nicht in Auftrag gegeben wird.
Deswegen warte ich immer auf diese Bestätigung.
Manche Firmen oder Agenturen schicken sogar die Bestätigung in Form einer Bestellung in PDF.
Das erleichtert das Anlegen der betreffenden Übersetzung und später dann auch für die Rechnungsstellung selbst.
Projekt anlegen
Wenn die Bestätigung oder die Bestellung angekommen ist, lege ich zunächst das Projekt an, und zwar zweifach.
Wenn es ein neuer Kunde ich, lege ich einen Ordner mit seinem Namen an und speichere alle Dokumente darin. Bei bestehenden Kunden lege ich entsprechend einen Unterordner an.
Als zweiter Schritt dokumentiere ich das Projekt in meinem Buchungssystem Papierkram.
In diesem Buchungssystem speichere ich alle Projekte in laufenden Nummern, plus weitere Informationen dazu, damit ich sie besser nachverfolgen kann, wie zum Beispiel die Art des Projekts (Übersetzung, Lektorat, Revision usw.), Ansprechpartner bzw. Firma, Datum der Anfrage, und vieles mehr.
Dieses interne Projektmanagement ist für Kundinnen und Kunden natürlich unsichtbar, für mich aber unabdingbar, weil ich unter der Woche mit mehreren Aufträgen zu tun habe und ich nur so den Überblick behalten kann.
Rechnungsstellung
Als dritter Schritt habe ich mich in der letzten Zeit immer mehr angewöhnt, die Rechnung für das Projekt schon im Voraus zu entwerfen und anzulegen.
Diese Rechnungen haben als Rechnungsnummer die laufende Nummer aus dem Buchungssystem Papierkram.
Auch wenn ich die Rechnung nach der Lieferung der Übersetzung verschicke, habe ich sie so schon angelegt und habe nach und nach einen Überblick der Rechnungen, die ich am Ende des Monats verschicken werde.
Bei Privatkunden im Bereich Urkundenübersetzung aber verschicke ich die Rechnung VOR der Arbeit.
Der Zahlungseingang ist dann für mich die Bestätigung des Auftrags.
Projektdurchführung - die Übersetzung
Nach all diesen Schritten erst, endlich, beginnt die eigentliche Arbeit, die meine Kunden von mir erwarten: den Text zu übersetzen oder lektorieren.
Man könnte einwenden, dass man das ganze Anlegen erst danach machen kann.
Das mache ich aber nicht so, also nach der Übersetzung.
Erstens hat mir die Erfahrung gezeigt, dass ich dadurch nichts vergesse.
Denn mitten einer Übersetzung kann eine Anfrage für ein weiteres Übersetzungsprojekt kommen, von einem anderen Kunden, und der Prozess beginnt von vorn.
Und zweitens bin ich seit der Datenschutzverordnung vom 2018 unter anderem dazu verpflichtet, personenbezogenen Daten zu dokumentieren und für externe nachvollziehbar zu machen.
Dr. Katja Flinzner hat schon mal 2018 in ihrem Beitrag Was bedeutet die DSGVO für Einzelunternehmer und Freelancer die wesentlichen Punkten der Verordnung zusammengefasst.
Projektmanagement - Projektnachbereitung
Die Übersetzung ist fertig und geliefert, nächste Übersetzung, nächstes Lektorat? Noch nicht.
Der nächste Schritt ist natürlich die Rechnung zu schicken.
Manche Ratgeber sagen, man soll sie zusammen mit dem Lektorat oder der Übersetzung schicken.
Ich versende sie aber ein paar Tage versetzt oder alle zusammen am Ende des jeweiligen Monats, weil es manchmal Rückfragen zur getanen Arbeit gibt, und weil ich auch nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen will.
Wenn alles glatt läuft, und das passiert in den meisten Fällen, zahlen die Kunden dann den Rechnungsbeitrag innerhalb der festgesetzten Frist.
Manchmal aber nicht, und dafür können verschiedene Gründe vorliegen: Rechnung verlegt, vergessen, der Endkunde - bei Agenturen - hat noch nicht bezahlt usw.
In dem Fall heißt es, nachzufragen und sich in Geduld üben, denn ich weiß, das Geld kommt irgendwann sicher.
Der Nächste, bitte
Und zwischendurch sind weitere Anfragen angekommen und das Karussell der Anfrage - Anlegen - Übersetzen - Liefern, was mein Projektmanagement ausmacht, hat sich schon längst für andere Aufträge in Bewegung gesetzt.
Wie du siehst, steht das Leben als Übersetzerin und Lektorin nie still und ist immer spannend und aufregend :-)
Möchtest du noch mehr über diese Arbeit hinter den Kulissen (oder unter dem Meerspiegel) wissen?
Schreibe ruhig deine Frage im Kontaktformular hier unten!
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