Urkunden übersetzen lassen: Was zu beachten ist

Musst du ein Zeugnis oder ein anderes Dokument beglaubigt übersetzen lassen? Vielleicht eine Geburtsurkunde, ein Hochschuldiplom oder eine ähnliche Urkunde für eine Behörde übersetzen und beglaubigen lassen?

Darum geht es in diesem Beitrag: Was ist eine Urkunde, was machen wir beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer genau, wie kannst du bei mir eine Urkunden übersetzen und beglaubigen lassen und warum wir eigentlich nicht beglaubigen, sondern die Übersetzung der Urkundenkopie bestätigen.

Was ist eine Urkunde

Eine Urkunde ist ein schriftliches Dokument, das eine Tatsache, eine Vereinbarung oder einen Rechtsakt bezeugt, wie Juristen es ausdrücken.

Urkunden sind offizielle Schriftstücke, die bestimmte Informationen enthalten und in der Regel von einer zuständigen Behörde ausgestellt oder beglaubigt wird.

Notare sind zwar keine Behörde, aber als Beliehene, wie man es juristisch ausdrückt, üben sie hoheitliche bzw. öffentliche Aufgaben aus und verfügen entsprechend über die Befugnis, Rechtsakte durch Urkunden zu beglaubigen.

Das sind also die zwei Instanzen, die beglaubigen dürfen: Behörden und Notare. Beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer bestätigen nur ihre Übersetzung, auch wenn im allgemeinen Sprachgebrauch von einer beglaubigten Übersetzung die Rede ist.

Arten und Zweck von Urkunden

Urkunden können verschiedene Formen und Zwecke haben, je nachdem, welche Behörde sie ausstellt und wofür.

Beispiele für Urkunden sind Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Zeugnisse, Diplome, Grundbuchauszüge, Testamente, Verträge, Patente und vieles andere.

Urkunden dienen dazu, eine bestimmte Rechtslage oder eine verbindliche Vereinbarung festzuhalten und zu dokumentieren.

Diese amtlichen haben eine rechtliche Bedeutung und können als Nachweis oder Beweismittel in gerichtlichen oder administrativen Verfahren verwendet werden.

Damit Urkunden korrekt und vertrauenswürdig sind, muss ihre Gültigkeit und Wirkung sichergestellt werden.

Deswegen werden sie nur durch Behörden, Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Notare ausgestellt.

Was enthält eine Urkunde

Eine Urkunde enthält in der Regel wichtige Angaben wie den Namen der beteiligten Personen oder Parteien, das Datum der Ausstellung, eine Unterschrift oder Beglaubigung sowie gegebenenfalls Siegel oder Stempel, um ihre Authentizität zu bestätigen.

Urkunden können in Papierform vorliegen oder in elektronischer Form ausgestellt werden.

Die digitale Form ist in Deutschland noch nicht so verbreitet wie anderswo, aber nimmt an Bedeutung zu.

Was machen beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer?

Ein beeidigter bzw. ermächtigter Übersetzer ist jemand, der in Deutschland von einem Gericht ermächtigt wurde, offizielle Übersetzungen von Urkunden anzufertigen und Vollständigkeit und Richtigkeit der Übersetzung zu bestätigen.

Diese Bestätigung wird durch einen sogenannten Bestätigungsvermerk niedergeschrieben, der jeder Übersetzung einer Urkunde beigefügt wird. Die Verlautbarung dieses Bestätigungsvermerks sind in den jeweiligen Landesgesetzes geregelt.

In Deutschland verleihen Gerichte die Ermächtigung. Je nach Bundesland ist das ein Landgericht oder ein Oberlandesgericht.

In Bayern heißt diese Urkunde Bestallungsurkunde, weil beeidigte Übersetzer in Bayern auch im Titel die Bezeichnung öffentlich bestellt führen.

Was wird genau übersetzt: die Kopie der Urkunde

Im Grunde aber übersetzen wir nur die Kopien der Urkunden. Wenn hier die Rede von Urkunden übersetzen lassen ist, dann nur, weil das allgemeiner Sprachgebrauch ist.

Kopie deshalb, weil wir dann nicht die Verantwortung tragen müssen eine Urkunde im Original sorgsam zu behandeln und das Original nicht auf dem Postweg verloren gehen kann.

Die Aufgabe eines beeidigten bzw. ermächtigten Übersetzers besteht darin, schriftliche Urkunden bzw. die Kopien davon von einer Ausgangssprache in eine Zielsprache zu übersetzen und dabei die Genauigkeit und Richtigkeit der Übersetzung zu gewährleisten.

Dies betrifft insbesondere Urkunden, die einen offiziellen Charakter haben oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, wie beispielsweise Geburtsurkunden, Verträge, Gerichtsdokumente, Zeugnisse, Diplome und ähnliches.

Beeidigung bzw. Ermächtigung für eine Sprachkombination

Man muss betonen, dass beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer nur für jeweils eine Sprachkombination beeidigt bzw. ermächtigt werden, denn man muss davor eine staatliche Prüfung in der jeweiligen Sprachkombination erfolgreich bestanden haben.

Es gibt zum Beispiel viele Übersetzer und Übersetzerinnen, die mehrere Sprachkombinationen anbieten, aber nur bei einer ihrer Sprachkombinationen ermächtigt bzw. beeidigt sind.

Von daher: Immer fragen, ob die Übersetzerin bei der Sprachkombination, die du brauchst, auch tatsächlich beeidigt bzw. ermächtigt ist!

Oder informiere dich vorher: In der Online-Suche meines Verbandes BDÜ wirst du mit den entsprechenden Filtern schnell fündig.

Das Justizportal des Bundes und der Länder hält ebenfalls eine Online-Suche bereit.

Urkunden übersetzen: Begrifflichkeiten

Zur Übersetzung von Urkunden gibt es einige Begrifflichkeiten, die geklärt werden müssen. Einige werden nur regional verwendet.

Bei Beglaubigung wiederum geht es um ein Gebrauch in der Allgemeinsprache, der nicht ganz richtig ist.

Beeidigt vs. ermächtigt

Beide Bezeichnungen sind Synonyme.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass die nördlichen Bundesländer von Ermächtigung bzw. ermächtigte Übersetzer oder Dolmetscher sprechen, im Süden von Beeidigung.

Meine Kolleginnen Sarah Schneider und Elena Sotres wurden vom OLG Köln ermächtigt und sind entsprechend ermächtigte Übersetzerinnen.

Ich wiederum, in München vom Landgericht I beeidigt, trage den Titel Öffentlich bestellte und allgemein beeidigte Übersetzerin für die spanische Sprache, und so steht es auch in meinem Stempel.

Es ist also lediglich ein regionaler Unterschied. Beide Bezeichnungen haben deutschlandweit Gültigkeit.

Vereidigt vs. beeidigt

Vereidigt ist ein weiteres Synonym für beeidigt, aber es gibt einen kleinen Unterschied:

Vereidigt oder Vereidigung werden vorwiegend beim Antritt eines öffentlichen Amtes verwendet, oder wenn ein Zeuge für die Aussage vereidigt wird, also unter Eid steht.

Und in Hamburg werden Übersetzerinnen und Übersetzer vereidigt, nicht beeidigt oder ermächtigt.

Beglaubigen vs. bestätigen

Weder Übersetzer noch Dolmetscher sind Beliehene (siehe oben Notar), sondern laut § 142 ZPO (Zivilprozessordnung) Sachverständige.

Das bedeutet, dass wir im Grunde keine Übersetzung einer Urkunde beglaubigen, sondern nur die Richtigkeit und Vollständigkeit unserer Übersetzung bestätigen.

Aber im Sprachgebrauch ist die Rede von Urkunden beglaubigt übersetzen lassen, oder Zeugnis übersetzen und beglaubigen lassen.

Da beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer keine Urkundspersonen sind wie zum Beispiel Notare oder Beamte in der Verwaltung, sind sie gar nicht befugt, zu beglaubigen.

Wir fertigen immer eine Übersetzung der Kopie einer Urkunde an und bestätigen deren Richtigkeit und Vollständigkeit mit einem Bestätigungsvermerk.

Eine Urkunde übersetzen lassen: Was brauche ich von dir

Drei Schritte zu deiner beglaubigten Übersetzung

Wenn Kunden mich anrufen oder anschreiben, haben sie immer die gleichen Fragen.

Hier eine kurze Reihenfolge der notwendigen Schritte, wenn man eine Bestätigung der Urkundenübersetzung bei mir in Auftrag geben möchte:

• Die Urkunde, das Dokument einscannen und mir als PDF oder als Bild per E-Mail senden. Alternativ kann eine Kopie per Post übersendet werden.
• Ich schaue mir die Urkunde an und schätze den Aufwand ab. Ich berechne entweder nach Seiten oder, wenn ich die eingescannte Kopie ins MS Word Format konvertieren kann, nach Normzeilen.
• Wenn der Kunde den Preis akzeptiert, stelle ich die Rechnung aus. Nach Bezahlung der Rechnung beginne ich mit der Übersetzung.
• Die Übersetzung wird mit dem Bestätigungsvermerk versehen und gestempelt.
• Zum Schluss geht es in die Post. Bei kurzen Urkunden kann die Übersetzung innerhalb eines Tages in die Post gehen.

Hier sind diese Schritte bildlich zusammengefasst:

Die qualifizierte elektronische Signatur

Eine Alternative zum Versenden der Übersetzung mit der Post ist die Übermittlung als PDF mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Immer mehr Übersetzerinnen und Übersetzer arbeiten damit.

Eine Behörde, bei der eine beglaubigte Übersetzung mit elektronischer Signatur vorgelegt wird, muss aber diese digitale Bestätigung auch akzeptieren, von daher muss man immer fragen.

Auf meiner Agenda für dieses Jahr (2023) ist, mir eine qualifizierte elektronische Signatur zu verschaffen.

Was kostet die Übersetzung einer Urkunde?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn jede Urkunde oder ein Dokumente wir ein Arbeitszeugnis ist anders.

Vor daher ist der Aufwand und die Recherche sowie die Zeit für die Korrektur auch von Dokument zu Dokument immer unterschiedlich.

Es gibt das JVEG, also das Justizvergütungs- und Entschädigungsgesetz.

Paragraph § 11 beschreibt, was ein Übersetzer bei der Justiz in Rechnung stellen kann. An diese Zahlen orientiere ich mich.

Zum Preis der Übersetzung (zzgl. MwSt) kommt noch eine Pauschale von max. 20 Prozent des Honorars für Unkosten dazu (Papier, Tinte, Poststempel, Zeitaufwand zur Post usw.)

Also: Nicht zögern, bei mir fragen, wir finden eine Lösung!

Fazit

Jeder braucht irgendwann die Übersetzung einer Urkunde für eine Behörde. Dafür sind beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzer da.

Wir haben alle eine staatliche Prüfung für genau eine Sprachkombination bestanden und wurden vor einer Richterin bzw. einem Richter vorstellig. Das gibt uns die Berechtigung, unsere Übersetzung mit einem Vermerk und einen Stempel zu bestätigen.

Behördengänge sind immer lästig. Mit deinem beeidigten Übersetzer an deiner Seite wird es viel leichter über die Bühne gehen!