Fragen zur Urkundenübersetzung erklärt

Du musst eine Urkunde übersetzen lassen und hast tausend Fragen zur Urkunkundenübersetzung?

Seit knapp einem Jahr übersetze ich Urkunden vor allem für private Kunden, aber auch für Firmen.

Seitdem notiere ich mir ihre Fragen, weil viele häufig wieder kommen.

Also wenn du eine Frage rund um die beglaubigte Übersetzung einer Urkunde aus dem Deutschen ins Spanische oder vom Spanischen ins Deutsche hast, wirst du hier vielleicht fündig.

Und wenn nicht, dann frage mich ruhig nach!

Fragen zur Urkundenübersetzung allgemeiner Natur

Was kostet eine beglaubigte Übersetzung?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht, denn es hängt hauptsächlich von zwei Faktoren ab:

Dem Textvolumen, also wie viel Text die Urkunde, der Vertrag, der HR-Auszug, der Generalvollmacht usw hat.
Wie viel Aufwand bei der anschließenden Formatierung des übersetzten Textes zu erwarten ist.

Beim letzten Punkt gilt es zu beachten, dass Urkundenübersetzungen originalgetreu sein müssen. Das bedeutet, dass Siegel, Stempel, Wappen, Codes, Zahlen, Zeilen usw. auch auf der Worddatei mit übernommen werden.

Im Vorfeld aber kann man sagen, dass es verschiedene Arten der Abrechnung gibt:

Der Wortpreis, also nach der Wortzahl des Dokuments
Nach Normzeilen. Man ermittelt die Zahl von Normzeilen anhand der Wortzahl des Dokuments. In meinem Beitrag Die Kosten einer Übersetzung ermitteln habe ich dies ausführlich erklärt.
Nach Pauschale pro Seite. Da eine Urkundenübersetzung nicht nur eine Übersetzung beinhaltet, kann man mit der Pauschale den erwarteten Aufwand bei der Formatierung mitkalkulieren, und auch die mitunter aufwendige Recherche von Terminologie, Rechtsnormen und der Bedeutung von Abkürzungen.
Abrechnung nach dem JVEG (Justizvergütungs- und entschädigungsgesetz). Dieses Gesetz gilt vor allem für die Justiz, kann aber als Richtwert für Unternehmen und gelegentlich auch für Privatpersonen zu Rate gezogen werden.

In meinen Angeboten nutze ich vorwiegend den Pauschalpreis. Vor allem für Privatkunden ist es praktischer einen Gesamtpreis zu nennen.

In dem Fall aber erkläre ich ihnen auch alles in der Kommunikation per E-Mail vor der Übersetzung, was die Dienstleistung Urkundenübersetzen alles beinhaltet.

Wann wird die Übersetzung fertig?

Das hängt wiederum von verschiedenen Faktoren ab.

Meine Auftragslage zum Beispiel, oder wie eilig die Übersetzung für die Kundin ist.

Manchmal ist die Übersetzung eilig, aber wenn es sich nur um zwei Seiten handelt (z.B. eine Urkunde mit einer Apostille), dann kann ich es sicher unterbringen, selbst wenn ich mit anderen Projekten beschäftigt bin.

Es kann aber das Gegenteil sein, nämlich dass der Kunde oder die Kundin Zeit hat. Dann ist es kein Problem und ich kann vielleicht sogar die Übersetzung vor dem Termin anfertigen und verschicken.

Auf wessen Namen soll die Überweisung getätigt werden?

Auf meiner Rechnung stehen alle meine Kontaktdaten sowie meine Bankverbindung ganz unten.

Privatkunden schicke ich vor der Übersetzung die Rechnung mit der Bitte auf Vorkasse, und es gibt natürlich die Möglichkeit der Anzahlung.

Das Budget wird natürlich vorab geklärt, wie bei jeder anderen Art von Übersetzung auch.

Wie kann ich Ihnen die Urkunde zukommen lassen?

Die meistverbreitete Form ist heute eine digitale Kopie.

Du scannst Deine Urkunde ein und schickst sie mir als PDF oder als .jpg-Datei per E-Mail.

Man kann aber auch eine beglaubigte Kopie der Urkunde per Post verschicken. Ich schicke sie dann mit der fertigen, beglaubigten Übersetzung zurück.

Und es gibt eine dritte Möglichkeit, aber man muss in München oder in der Nähe wohnen: Bei mir vorbei kommen und entweder das Original zeigen, damit ich mir eine Kopie machen kann, oder die beglaubigte Kopie der Urkunde.

Von dieser Möglichkeit haben bislang ziemlich viele von meinen Kunden Gebrauch gemacht. Viele finden mich über meinen Google-Profil.

Wie erhalte ich die fertige Übersetzung?

Du bekommst Deine bestätigte (besser bekannt als beglaubigte) Übersetzung per Post.

Ich schicke sie meinen Kunden immer entweder per Einwurf oder per Einschreiben, sodass sie auch immer die Sendungsnummer von mir erhalten.

Eine weitere Möglichkeit, wenn Sie in München wohnen und es wollen, ist die persönliche Abholung.

Viele Kunden machen das bei mir so. Ich bin auch bereit, Kunden am Wochenende zu empfangen, vorausgesetzt, ich bin selbst auch zu Hause :-)

Bis jetzt hat das niemand nachgefragt, aber ich weiß von Kolleginnen, dass das vorkommen kann.

Eine dritte Möglichkeit ist die Übermittlung über die qualifizierte elektronische Signatur.

Diese geht auf die eIDAS EU-Verordnung von 2014 bzw. 2016 zurück. Diese verwende ich aber noch nicht, weil die Nachfrage noch gering ist.

Aber ich bleibe auf dem Laufenden durch die Weiterbildung in diesem Bereich, die mein Übersetzerverband BDÜ e.V. anbietet.

Benötigen Sie das Original oder reicht eine Kopie?

Es reicht immer eine Kopie, sei es per Post oder digital per E-Mail.

Manche Kunden schicken per Post eine beglaubigte Kopie des Originals zu. In dem Fall schicke ich diese Kopie zusammen mit der bestätigten bzw. beglaubigten Übersetzung zurück.

Ausnahme - Ärztinnen und Ärtze:

Mediziner aus dem Ausland, die in Deutschland arbeiten wollen, müssen die Approbation beantragen.

Dabei verlangen die zuständigen Behörden eine ganze Menge an Unterlagen (Urkunden, Zeugnisse usw.) ins Deutsche.

Hier kommen wir beeidigte bzw. ermächtigte Übersetzerinnen und Übersetzer ins Spiel. Folgendes muss man bei der Annerkennung von medizinischen Berufen immer beachten:

Alle Dokumente sind mit einer Apostille zu versehen, die auch mit übersetzt werden muss.
Die Übersetzung muss vom Original direkt oder aus einer beglaubigten Kopie angefertigt werden. Hier reicht also eine digitale Kopie nicht.

Mehr über die Anerkennung als Ärtzin/Arzt oder Fachärztin/Facharzt in Deutschland auf der verlinkten Seite.

Sind sie vom spanischen Außenministerium autorisiert?

Ja. Im Jahr 2023 habe ich die Anerkennung beim Ministerium beantragt. Es war nicht kompliziert, aber langsam.

Da ich schon in Deutschland beeidigt worden war, hat der Staat Spanien meine deutsche staatliche Prüfung mit der anschließenden Beeidigung anerkannt.

Über die Datenbank des spanischen Außenministeriums kann man mich und viele andere in Deutschland beeidigte Übersetzerinnen und Übersetzer finden.

Bis jetzt (Anfang 2024) bin ich die einzige "traductora jurada del alemán" auf dieser Liste, die in München wohnt :-)

Und so sieht der spanische Bestätigungsvermerk am Ende der Übersetzung sowie mein Siegel aus:

Spanische Bestätigungsvermerk am Ende jeder bestätigten (beglaubigten) Übersetzung ins Spanische. Zu sehen ist auch der spanische Siegel mit der zugewiesenen Nummer. Ich bin in Spanien als beeidigte Übersetzerin für Deutsche anerkannt.

Spezifische Fragen zur Urkundenübersetzung

Ich benötige eine beglaubigte Kopie mit nachfolgender Übersetzung ins Spanische. Bin ich bei Ihnen richtig?

Eine beglaubigte Kopie einer Urkunde kann ich nicht anfertigen, denn ich bin keine Urkundsperson.

Wer sind Urkundspersonen? Notare, Beamte oder Angestellte des öffentlichen Dienstens.

Also wenn Du eine beglaubigte Kopie mit der dazugehörigen Übersetzung brauchst, musst Du zuerst die beglaubigte Kopie besorgen.

Anschließend komme ich ins Spiel.

Ist Ihr Siegel in Hamburg auch gültig?

Gemäß § 142 Zivilprozessordnung (Anordnung der Urkundenvorlegung) sind bestätigte bzw. beglaubigte Übersetzungen überall in Deutschland gültig. Also unabhängig davon, in welchem Bundesland sie erstellt wurden.

Die Antwort ist also: JA :-)

Können Sie Urkunden aus dem Englischen übersetzen?

Ab und zu werde ich gefragt, ob ich Urkunden aus dem Englischen ins Deutsche übersetzen kann.

Einmal kam sogar ein Mann vorbei mit seiner Urkunde aus Indien.

Da ich für diese Sprachkombination nicht beeidigt bin, kann ich Deine Urkunden in dem Fall nicht beglaubigen bzw. bestätigen.

Mein Tipp: Wenn Du also eine Übersetzerin bzw. einen Übersetzer für die Übersetzung und Beglaubigung Deiner Unterlagen suchst, erkundige Dich vorher über ihre bzw. seine genaue Sprachkombination, mit der sie bzw. er tatsächlich beeidigt ist (oder ermächtigt oder vereidigt).

Zur Erklärung dieser Begrifflichkeiten bitte hier entlang: Urkunden übersetzen lassen: Was zu beachten ist.

Soll ich mit der Beauftragung warten, bis die Apostille kommt, oder soll ich Ihnen die Urkunde schon jetzt schicken?

Urkunden aus dem Ausland, die für deutsche Behörde ins Deutsche übersetzt werden müssen, benötigen meistens eine Apostille.

Diese Apostille muss immer mit übersetzt werden und bei der beglaubigten Übersetzung auf Papier mit angeheftet bzw. getackert werden.

Die Antwort ist also: Bitte alles zusammen verschicken, denn beide Dokumente gehören zusammen.

Meine Urkunden wurden im Ausland beglaubigt. Können Sie diese für deutsche Behörden wieder beglaubigen?

Du hast also Deine Urkunden im Ausland durch einen dort ansäßigen Übersetzer beglaubigen lassen.

In dem Fall ist mein Rat nachzufragen, ob die Behörde, wo Du Deine übersetzten und bestätigten Übersetzungen zeigen sollst, diese Übersetzung auch anerkennt.

Außerdem kann die Bestätigung einer beglaubigten Übersetzung eines Dritten illegal sein. Das kommt auf dem Bundesland an.

Grundsätzlich bestätigen beeidigte Übersetzer ihre Übersetzungen durch den Eid, den sie im (Ober)land(es)gericht erstattet haben, und haften dann auch, sollte etwas schief gehen.

Von daher ist es bei fremden Übersetzungen Vorsicht geboten.

Diese Anfrage hatte ich nur einmal. Ich habe es abgelehnt, die Übersetzung eines Dritten durch meinen Siegel zu bestätigen. Sowohl der Aufwand als auch das Risiko war mir zu groß.

Fazit

Als ich vor einem Jahr (2023) in den Bereich Urkundenübersetzen eingestiegen bin, dachte ich, dass die Textsorten und die Aufträge sich ähneln würden.

Das Gegenteil ist der Fall. Am Beispiel dieses kleinen Fragekataloges von Kunden kann man schon erahnen, wie vielfältig dieser Bereich ist.

Und weil ich mit Spanisch zu tun habe, kommen die ganzen Länder dazu.

Es wird niemals langweilig, jeder Fall ist anders und der Kontakt mit den Kunden macht mir viel Spaß.

Selbst eine einzige Textsorte ändert sich vielfältig von Land zu Land und durch die Jahre. Eine erste Kostprobe dieser Variationsbreite durfte in meinem ersten Jahr als beeidigte Übersetzerin ich am Beispiel der Geburtsurkunden und ihre Abkürzungen erleben.