Manche Kunden wissen schon im Vorfeld, bevor Sie eine Übersetzung in Auftrag geben, dass sie eine Apostille brauchen zusammen mit ihrem Dokument. Andere aber nicht, und es stellen sich immer die gleichen Fragen.
In diesem Beitrag antworte ich die wichtigsten Fragen rund um die Apostille für öffentliche Urkunden.
Was ist eine Apostille?
Eine Apostille ist ein Beglaubigungsvermerk, der die Echtheit von öffentlichen Urkunden bestätigt, die ins Ausland eingereicht werden müssen
Sie wird zusammen mit der öffentlichen Urkunde oder deren beglaubigten Abschrift bzw. Kopie eingereicht.
Die Apostille wurde durch das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 eingeführt und ersetzt die aufwendigere Legalisation in den Mitgliedsstaaten, die dieses Übereinkommens unterzeichnet haben.
Was bestätigt die Apostille
Die Apostille bestätigt folgende Inhalte der dazugehörigen Urkunde:
- Die Echtheit der Unterschrift auf der Urkunde
- Die amtliche Funktion der Person, die die Urkunde unterzeichnet hat
- Gegebenenfalls auch die Echtheit des Siegels oder des Dokuments auf der Urkunde
Was bestätigt die Apostille nicht
Die Apostille bestätigt aber nicht den Inhalt der Urkunde.
Sie ist also nur eine Versicherung unter den Staaten, die den Haager Abkommen unterschrieben haben, dass der Unterzeichner bzw. die Unterzeichnerin der Urkunde eine amtliche Person ist.
Wie sieht sie aus
Die Apostille hat eine quadratische Form mit zehn standardisierten Punkten.
Sie trägt den Titel „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ in französischer Sprache. Dieser Titel wird nicht übersetzt.
Das ist ein Beispiel einer Apostille aus Mexiko (der Anfang), die zusammen mit einer Geburtsurkunde eingereicht wurde.
Wie dieses Beispiel, beginnen Apostillen immer mit den zwei Informationen "Diese Urkunde wurde durch So und So unterzeichnet, in seiner / ihrer Eigenschaft als Dies und Das".
Dieses Beispiel aus Venezuela zeigt die zehn standardisierten Punkte als Auflistung. Die meisten Apostillen werden so formatiert.
Am schlichtesten gestaltet sind die Urkunden aus Deutschland. Die Liste geht weiter bis zum Punkt 10., der Unterschrift der Amtsperson, die die Apostille anfertigt.
Wozu brauche ich eine Apostille?
Wenn Du ein offizielles Dokument zu einer ausländischen Behörde einreichen musst, wirst Du in der Regel eine Apostille benötigen.
Dieses Land muss aber Mitglied des Haager Übereinkommens sein.
Welche Länder sind Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens?
Auf dieser Webseite des Auswärtigen Amtes ist eine alphabetische Liste aller Länder, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind.
Man muss sie aber immer wieder konsultieren. Es kann sein, dass Deutschland bei einem Land Einspruch eingelegt oder wieder zurückgenommen.
Das ist zum Beispiel mit Paraguay passiert. Deutschland hat zuerst Einspruch abgelegt, aber im Jahr 2022 ihn zurückgezogen.
Wo kann ich in Deutschland eine Apostille beantragen?
In Deutschland wird die Apostille von bestimmten Behörden ausgestellt, abhängig von der Art des Dokuments:
| Urkunden der Justiz sowie notarielle Urkunden | Ministerien der Justiz (der Länder) Amts- und Landgerichtspräsidenten |
| Urkunden des Bundes | Bundesverwaltungsamt |
| Urkunden der Verwaltungsbehörden | Landesministerien für Inneres Bezirksregierungen, je nach Bundesland bzw. Regierungspräsidenten Präsident des Verwaltungsbezirks |
Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Legalisation?
Der Hauptunterschied liegt daran, ob man die Echtheit der Urkunde durch das Konsulat des ausländischen Staates bestätigen muss oder nicht.
- Apostille: Ein vereinfachtes Verfahren, das nur zwischen den Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens angewendet wird. Sie wird von einer Behörde im Ausstellungsland erteilt.
- Legalisation: Ein aufwendigeres Verfahren über die Konsulate der Länder, wenn ein Land nicht Teil des Haager Übereinkommens sind.
Hierbei muss die Urkunde zunächst durch die Konsularbehörden des Staates vorbeglaubigt werden, in dem die Urkunde verwendet werden soll.
Die Seite Beglaubigung/Legalisation/Apostille/Beschaffung von Urkunden des Auswärtigen Amtes geht ausführlicher darauf ein.
Für welche spanischsprachigen Länder brauche ich eine Apostille und für welche eine Legalisation?
Nur bei zwei spanischsprachigen Ländern ist eine Legalisation notwendig:
| Apostille | Legalisation |
| Argentinien Chile Costa Rica El Salvador Guatemala Honduras Mexiko Nicaragua Panama Paraguay Peru Spanien Uruguay Venezuela | Dominikanische Republik Kuba |
Dazu kommt noch Äquatorialguinea, das einst spanische Kolonie war und daher Spanisch neben Französisch und Portugiesisch als Amtssprache hat.
Äquatorialguinea, wie die Dominikanische Republik und Kuba, ist kein Mitglied des Haager Abkommens.
Urkunden aus diesem Land (aus welcher Sprache auch immer) müssen durch das Konsulat legalisiert werden.
Muss die Apostille übersetzt werden?
Ja, die Apostille wird zusammen mit der Kopie der Urkunde übersetzt.
Deswegen ist es ratsam, die Apostille zu beantragen, bevor man die beglaubigte Übersetzung beauftragt.
Was kostet die Übersetzung einer Apostille?
Da die Apostille mit übersetzt werden muss, hat sie natürlich einen Preis.
Aber weil sie einen standardisierten Inhalt hat, biete ich dafür einen Standardpreis.
Der Preis für einfach gestalteten Apostillen wie die deutsche oben liegt bei 30 €.
Für Apostillen, die aufwendiger gestaltet sind, lege ich einen Preis zwischen 30 und 50 € fest.
Diese Apostillen haben in der Regel viele Stempel, Unterschriften und andere Elemente, die in der Übersetzung wiedergegeben werden müssen und zeitaufwendig sind.
Welche Urkunden müssen nicht mit einer Apostille versehen werden?
Laut EU-Verodnung 2016/1191 braucht man für folgende Urkunden, die man im EU-Ausland vorlegt, keine Apostille mehr:
- Geburtsurkunde
- Lebensbescheinigung
- Namensurkunden
- Sterbeurkunde
- Eheschließung, einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand
- Auflösungen von Ehen
- eingetragene Partnerschaften und deren Auflösung
- Abstammung
- Adoption
- Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort (Meldebescheinigung)
- Staatsangehörigkeit
- Vorstrafenfreiheit
- Wahlberechtigungen
- Vorstrafenfreiheit (also Führungszeugnisse)
Alle anderen Arten von öffentlichen Urkunden wie Vollmachten, Verträge, Testamente oder Handelsregister-Auszüge brauchen in der Regel entweder eine Apostille, oder erst eine notarielle Beglaubigung und dann eine Apostille.
Noch fragen?
Ich hoffe, ich konnte alle wesentlichen Fragen antworten.
Wenn nicht, zögere nicht, mich zu fragen!
Ich kann weiter recherchieren und diesen Blogbeitrag dadurch nach und nach ergänzen.
Wie ist es mit der Schweiz?
Wird dort für eine beglaubigte Übersetzung aus der Bundesrepublik Deutschland eine Apostille benötigt?
Beispielsweise ein Ehescheidungsurteil aus Finnland wird in der Schweiz benötigt.
Die Übersetzung Finnisch>Deutsch wird in Deutchland beauftragt.
Viele Grüße
Liisa, vereidigte Übersetzerin aus Deutschland
Hallo Liisa,
vielen Dank für deine Frage.
Dieser Fall ist sehr speziell, aber da die Schweiz ein Drittland ist, also nicht Mitglied der EU, dürfte eine Apostille nötig sein.
Es sei denn, es gibt ein Abkommen zwischen Deutschland und der Schweiz und bestimmte Urkunden sind davon befreit.
Wie ich meinen Kunden immer rate: Wenn ein Fall nicht klar ist oder neu (für mich ist so ein Fall, den du beschreibst, neu), am besten mit der Behörde,
welche die beglaubigte Übersetzung entgegennimmt, im Vorfeld klären.
Die Schweiz ist ein weites Feld und eine Idee für weitere Recherche :-)
Liebe Grüße
Montserrat Varela