Der Handelsregister eines Unternehmens ist eine öffentliche Urkunde, die seine Existenz nachweist. Er dient der Information über die rechtlichen Verhältnisse, die Vertretungsbefugnisse der Geschäftsführer und über seine wirtschaftliche Lage.
Diese Information, wenn auch "nur" auszugsweise (daher der Name Handelsregisterauszug), wird im Ausland auch verlangt, wenn die Gesellschaft dort Geschäfte machen möchte.
In diesem Beitrag erläutere ich die drei wichtigsten Schritte zur einen beglaubigten Übersetzung Ihres Handelsregisterauszuges mit besonderem Blick auf Spanien und Lateinamerika.
Wann brauchen Unternehmen eine beglaubigte Übersetzung ihres Handelsregisterauszuges?
Diese sind die wichtigsten Fällen, in denen Sie eine beglaubigte Übersetzung eines Handelsregisterauszuges beantragen müssen:
- Firmengründung im Ausland: Wenn Sie eine Tochtergesellschaft registrieren wollen.
- Eröffnung eines Bankkontos: Ausländische Unternehmen benötigen einen Nachweis über den bzw. die Bevollmächtige(n) über das Bankkonto.
- Vertragsabschlüsse und Notartermine vor Ort: Zum Beispiel bei Immobilienkäufen oder dem Erwerb von Firmenanteilen.
- Teilnahme an Ausschreibungen: Mit dem beglaubigt übersetzten Handelsregisterauszug weisen Sie Ihre Bonität nach.
- Rechtliche Verfahren: Bei Gerichtsverfahren oder bei der Anmeldung bei Steuerbehörden.
Schritt 1: Aktuellen Handelsregisterauszug einholen
Zunächst müssen Sie einen Handelsregisterauszug beim zuständigen Registiergericht (beim Amtsgericht) oder beim Handelsregisterauszugportal einholen.
Der Auszug muss dabei aktuell bzw. nur ein paar Monate alt sein. Auskunft hierfür geben immer die zuständigen Behörden im Ausland.
Schritt 2: Apostille und Beglaubigung für Ihren Auszug
Bevor Sie die Übersetzung für den Ausland in Auftrag geben, müssen sie eine Apostille oder eine Legalisierung für den Handelsregisterauszug beschaffen, denn Sie schicken ihn ja zu einer ausländischen Behörde.
Was eine Apostille ist, habe ich im Blogbeitrag Was ist eine Apostille und wozu braucht man sie? zusammengefasst.
Wo wird die Apostille beantragt?
Die Apostille für Ihren Handelsregisterauszuges erhalten Sie beim Landgericht, in dessen Bezirk das Amtsgericht ist, wo Ihr Handelregister eingetragen wurde.
Also bei der Instanz über das zuständige Amtsgericht für Ihr Unternehmen.
Welche spanischsprechende Länder verlangen eine Apostille?
Die Apostille ist ein standarisiertes Beglaubigungsvermerk, das die Echtheit von Urkunden bestätigt.
Die Länder, die dem Haager Übereinkommen angehören (im Jahr 1961 unterzeichnet), erkennen dieses standarisierte Vermerk an. Das vereinfacht das Authentifizierungsverfahren.
Bei fast allen Ländern mit Spanisch als Amtsprache reicht die Apostille des zuständigen Landgerichtes aus, ohne dass man zum Konsulat muss.
Ausnahme sind Kuba und die Dominikanische Republik. Für diese zwei Länder gilt der Legalisationsweg über das jeweilige Konsulat bzw. durch die Botschaft.
Beglaubigung des HR-Auzugs und der Apostille
Sehr wichtig ist ebenfalls die Beglaubigung des Handelregisterauszuges durch eine deutsche Behörde, zusammen mit der dazugehörigen Apostille.
Beide Dokumente gehören zusammen und müssen als Einheit übersetzt werden.
Normalerweise beglaubigt das zuständige Amtsgericht Ihres Unternehmens den Handelsregisterauszug, wie in diesem Bild.
Ein Notar kann das aber auch machen, indem er eine Kopie daraus anfertigt und bestätigt, dass diese mit dem Original übereinstimmt.
Schritt 3: Beglaubigte Übersetzung des Handelsregisterauszuges
Wenn dies alles erledigt ist (HR-Auszug, Apostille und Beglaubigung), können Sie beide Urkunden übersetzen lassen.
Beauftragung eines beeidigten Übersetzers
Diese Übersetzung kann nur einen beeidigten Übersetzer (auch vereidigt oder ermächtigt genannt, je nach Bundesland) anfertigen.
Und wo finden Sie Ihre beeidigte Übersetzerin? In diesem kurzen Video stelle ich die zwei größten Datenbanken in Deutschland vor.
Mögliche Überbeglaubigung der Übersetzung
Je nach Land, wo Sie Ihren Handelsregisterauszug schicken wollen, benötigen Sie dazu noch eine weitere Beglaubigung: Eine eigene Apostille (auch Überblaubigung genannt) auf die Unterschrift des Übersetzers.
Diese Überbeglaubigung erhalten Sie über das Landgericht, in dem der Übersetzer registriert ist. Das Landgericht (in einigen Bundesländer das Oberlandgericht) bestätigt seine Unterschrift.
Es kann aber auch sein, dass ein beeidigter Übersetzer auch im Zielland anerkannt ist.
Das ist bei mir der Fall für Spanien. Für beeidigte Übersetzungen nach Spanien verwende ich immer meinen amtlichen spanischen Stempel, auch für Handelsregisterauszüge.
Auf alle Fälle sollten Sie aber immer vorab beim Empfänger im Ausland fragen, ob er diese Apostille für den Übersetzer verlangt.
Letzte Tipps für Unternehmen
- Klären Sie die Anforderungen bei den Behörden im Zielland bzw. im Ausland frühzeitig ab.
- Suchen Sie sich rechtzeitig einen beeidigten Übersetzer für die benötigte Sprachkombination.
- Fragen Sie ihn oder sie nach seinen bzw. ihren Kapazitäten. Vor allem, wenn Sie sich an einer Ausschreibung teilnehmen, können die Fristen kurzfristig ab.
- Fragen Sie den Übersetzer bzw. die Übersetzerin ebenfalls, ob er oder sie auch im Zielland anerkannt ist.
- Fragen Sie auch unbedingt danach, ob die Unterschrift des Übersetzers noch beglaubigt werden muss. Vielleicht müssen Sie die Suche erst im Zielland starten und nicht in Deutschland.