Seminario sobre gestión de proyectos: un resumen

Gestión de proyectos: el trabajo invisible de una autónoma

Alguien me dijo un día que la palabra alemana «selbstständig», autónomo, en realidad significa que uno trabaja solo (selbst) y continuamente (ständig). Para autónomos como yo esto significa que el trabajo no empieza ni cuando se ha confirmado el encargo ni cuando lo hemos terminado y entregado al cliente.

Antes y después hay que hacer muchas otras tareas: escribir correos electrónicos, valorar el volumen de trabajo de un encargo, escribir una factura, seguir su pago, y a veces también reclamar el pago de una factura pendiente, etc. Con pocos clientes, se puede tener todo bajo control, pero si el número de clientes augmenta con el tiempo, es fácil perder la cuenta de todos los encargos, correos electrónicos, facturas pendientes o no, etc.

Seminario de la Asociación de Traductores e Intérpetres BDÜ Bayern

A este punto de perder la cuenta de algunos de mis encargos llegué en el año 2019, cuando descubrí la oferta de la Asociación de Traductores e Intérpretes BDÜ Bayern: todo un sábado con consejos y trucos sobre la gestión de proyectos. La ponente fue Birgit Hoffman, del equipo Beomed. Y realmente valió la pena. Esta entrada es un resumen de ese día, lo más importante para mí y sobre lo que voy a cambiar a partir de 2020. Suena mucho más complicado de lo que es en realidad :-)

Projektmanagement

Qué es la gestión de proyectos

Comencé esta entrada con el concepto de gestión de proyectos: en mi caso se trata de iniciar, planificar, dirigir, controlar y terminar proyectos, o sea encargos. Cada proyecto o encargo consta de tres fases principales, y cada fase tiene diferentes fases de trabajo. La siguiente tabla los resume:

Preparación Realización Cierre
-Entrada del encargo y su aclaración

-Planificación de la propia capacidad

-Escribir la oferta y negociación del precio

-Confirmación del encargo

-Crear el proyecto

-Leer y preparar el texto del encargo

-Traducir / Corregir

-Investigación terminológica y almacenar los términos (técnicos)

-Revisión

-Entrega

-Realizar posibles cambios

-Facturación

-Gestión de reclamaciones en caso necesario

-Cálculo posterior

-Gestión de morosos, también si es necesario

 

Documentación de los encargos

Después de esta introducción, tratamos dos aspectos que para mí fueron los más útiles y que voy a poner en práctica a partir de 2020:

  1. La creación de listas de comprobación para la aclaración de los encargos con los clientes
  2. Diferentes métodos para documentar y gestionar los encargos. En primer lugar hablamos sobre las diferentes soluciones de software para autónomos/as y agencias que hay en el mercado, a saber:
  • El software Translation Office 3000. Está hecho a medida para traductores/ras autónomos/as. Ya trabajé un tiempo con él, pero no me acabó de convencer.
  • El software Plunet Business Manager. Esta solución está pensada para agencias, ya que la versión más sencilla solo contempla su uso con dos personas.
  • Un producto parecido a TO 3000, también muy extenso, es el software XTRF.
  • Crear proyectos en una herramienta CAT (Computer Aided Translation) como MemoQ. Para mí, sin embargo, esta opción no es muy practicable porque no solo traduzco.
  • Un archivo de Excel.

Un archivo de Excel sencillo, pero bien estructurado

¿Un archivo de Excel? Sí. Justamente esto es lo que me fascinó. La señora Hoffmann nos mostró un archivo de Excel con una estructura sencilla y con el que se pueden registrar todos los pasos de un proyecto y de todos los proyectos al mismo tiempo:

  1. Primero hay que asignar un número consecutivo a cada proyecto como hilo rojo para todos los proyectos, independientemente del cliente y de cuándo se trabajó en el proyecto. Hasta ahora había almacenado todas las facturas de manera cronológica. Aunque cada una también tenía un número consecutivo, las había almacenado por meses de facturación. Con este sistema, la búsqueda de facturas antiguas era bastate complicada.
  2. A cada cliente se le asigna una abreviatura, que se adjunta al número consecutivo.  Al mismo tiempo que creaba el archivo Excel para las facturas y su seguimiento, creé otro archivo Excel con todos los clientes activos y les puse una abreviatura de tres letras. Hasta ahora los registraba solo en Outlook, pero a partir de 2020 voy hacerlo también en este nuevo archivo.
  3. Archivo de Excel para el seguimiento de proyectos: en la parte de arriba se pueden añadir todos los datos que se necesiten para hacer el seguimiento de todos los proyectos pendientes, y también de su facturación: el tipo de encargo (traducción o corrección), empresa, persona de contacto, fecha de la entrega, fecha de la factura, fecha del pago, etc. En la parte de la izquierda estarán todos los proyectos según el número consecutivo y la abreviatura del cliente.

En otoño de 2019 puse manos a la obra y creé los primeros proyectos para 2020:

Excel Datei Projektmanagement

 

 

Las columnas los diferentes datos y tareas para cada proyecto pueden cambiarse o ampliarse según las propias necesidades. Esta es mi primera estructura con todos los datos principales que necesito para empezar a trabajar de esta manera.

Transcurso posterior del seminario

Después de tratar esta idea con el archivo Excel, hablamos sobre otros aspectos de la gestión de proyectos que para mí no eran tan nuevas. Pero siempre vale la pena volver a pensar sobre ello y hablarlo con compañeros/-as. Entre otros aspectos, hablamos sobre lo siguiente:

  1. Registro de tiempo: ¿Sí o no? Para la facturación por tiempo y para hacer un nuevo cálculo al terminar un proyecto, es muy recomendable. Y hace augmentar la autodisciplina :-)
  2. Planificación de la capacidad: ¿Cuánto puede traducir un traductor en un día? ¿Cuántas palabras o páginas? ¿Cuánto tiempo realmente productivo tenemos a nuestra disposición, además de toda la gestión de otros encargos, la contabilidad, etc.? La señora Hoffman nos proporcionó amablemente un sencillo archivo de Excel que convierte el número de las palabras o de los renglones que hay que traducir en horas y días.
  3. Traducir en equipo para proyectos grandes.
  4. La calculación de un presupuesto y todo lo que hay que tener en cuenta.
  5. La negocación del precio y el triángulo mágico (costos, calidad y precio): barato, rápido y bien no funcionan al mismo tiempo. Solo se puede tener dos de estos tres factores a la vez. Este artículo lo resumen muy bien (en alemán).
  6. ¿Descuentos para los «matches»? Sí, pero solo si eso significa un 0% de trabajo, es decir si los segmentos en el software CAT están cerrados. De lo contrario puede ser que incluso los «matches» 100% tengan que cambiarse en algún aspecto, porque hay dobletes o tienen algún error a pesar de todo. Y esto significa, naturalmente, trabajo para nosotros.
  7. Confirmación del encargo. Documentar por escrito si el acuerdo se hizo por teléfono. Y si la confirmación no llega: preguntar siempre.
  8. Después de terminar el encargo: facturación, en caso necesario gestionar las quejas y cómo hacerlo (dar las gracias, lamentar el error detectado, explicar lo que pasó, ofrecer una corrección), nuevo cálculo del encargo

Fue un seminario muy bien estructurado y explicado, con muchos buenos consejos y un interesante intercambio entre colegas. La ponente, además, puso su presentación a nuestra disposición, que pude consultar varias veces para hacer el cambio para el año 2020 y para escribir esta entrada.

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