Gestión de proyectos: desde el contacto hasta la traducción

La gestión de proyectos entre bastidores

Los traductores y las traductoras profesionales tienen mucho trabajo antes y después de la traducción y de su entrega al cliente. Muchos clientes no tienen claro qué supone esta gestión de proyectos entre bastidores. Sin embargo, antes de que el cliente reciba la traducción que ha encargado, los traductores y las traductoras realizan una serie de pasos necesarios entre bastidores que se repiten una y otra vez.

Contacto y confirmación del encargo

El primer paso es, por supuesto, la puesta en contacto con el traductor o la traductora. Los primeros detalles importantes para los traductores son la cantidad de texto a traducir y la fecha de entrega deseada. Sin conocer la cantidad de texto, no es posible hacer una oferta concreta. En el artículo Cómo determinar la cantidad de texto, resumí cómo se puede calcular el coste de una traducción.

Para la mayoría de las consultas, es suficiente el contacto inicial es suficiente. A continuación escribo una oferta y se llega a un acuerdo, o no. La mayor parte de mi comunicación es por correo electrónico y, en algunos casos, por teléfono. Pero como describe la colega Andrea Halbritter en su entrada sobre llamar por teléfono, la comunicación telefónica es a veces más rápida y mejor para aclarar los malentendidos que puedan surgir.

La gestión de proyectos y su preparación

La confirmación

Una vez acordado el precio y la fecha de entrega de la traducción, el trabajo de traducción está lejos de haber empezar. Un paso indispensable es la confirmación formal del cliente. Por supuesto, un correo electrónico es suficiente para ello, pero ya he oído algún caso de algún que otro colega que ha comenzado con la traducción solo para enterarse después de que todo de que el cliente retira el encargo.

Por eso siempre espero esta confirmación. Algunas empresas o agencias incluso envían la confirmación en forma de pedido en PDF. Esto facilita el registro de la traducción en cuestión y posteriormente la propia facturación.

Crear un proyecto

Cuando llega la confirmación o el pedido, lo primero que hago es crear o registrar el proyecto dos veces. Si se trata de un nuevo cliente, creo una carpeta con su nombre y guardo en ella todos los documentos. Para los clientes existentes, creo una subcarpeta con todos los detalles necesarios.

Como segundo paso, documento el proyecto en un archivo de Excel, donde almaceno todos los proyectos en números se serie, además de toda la información necesaria para poder hacer un mejor seguimiento, como por ejemplo el tipo de proyecto (traducción, edición, revisión, etc.), la persona o empresa de contacto, la fecha de solicitud, etc.

Esta gestión interna de los proyectos es, por supuesto, invisible para los clientes, pero para mí es indispensable porque tengo que ocuparme de varios pedidos a lo largo de la semana al mismo tiempo y esta es la única manera de poder hacer un seguimiento de todos ellos.

La facturación

Como tercer paso, últimamente me he acostumbrado a diseñar y crear la factura del proyecto por adelantado. Estas facturas tienen el número de serie del archivo Excel como número de factura.

Aunque envío la factura después de la entrega de la traducción, ya la he creado antes de empezar y poco a poco tengo una visión general de las facturas que enviaré a finales de mes.

Para la facturación, está claro que existe  una gran variedad de programas informáticos, algunos ya basados en la nube, y que además están diseñados específicamente para los autónomos como yo. Pero aún no he dado ese paso. Tal vez algún día me lance e informaré sobre esta nueva experiencia :-)

Realización del proyecto: la traducción

Solo entonces, depués de terminar los pasos interiores, comienza por fin el trabajo que mis clientes esperan de mí: la traducción del texto.

Se podría objetar que se puede hacer toda la gestión a posteriori. Pero en primer lugar, la experiencia me ha demostrado que no es especialmente eficaz no mantener el orden. Y en segundo lugar, desde el Reglamento de Protección de Datos de 2018, estoy obligada, entre otras cosas, a documentar los datos personales y hacerlos rastreables para terceros. Con esta manera de trabajar hago transparente todo mi proceso de trabajo y mantengo el orden desde el principio.

Gestión de proyectos y su seguimiento

La traducción está terminada y entregada: ¿la siguiente traducción, la próxima edición? Todavía no.

El siguiente paso, por supuesto, es enviar la factura. Algunas guías dicen que hay que enviarla junto con la corrección o la traducción. Pero yo las envío unos días después, o todas juntos a final de mes, porque a veces hay preguntas sobre el trabajo que he hecho, y porque no ser demasiado directa con mis clientes.

Si todo va bien, lo que ocurre en la mayoría de los casos, los clientes pagan el importe de la factura dentro del plazo establecido. A veces, sin embargo, no lo hacen, y puede haber varias razones para ello: la factura se ha extraviado, se ha olvidado, el cliente final ‒en el caso de las agencias‒ aún no ha pagado, etc. En ese caso, es cuestión de preguntar. En ese caso, tengo que ser paciente, pero sé que el dinero llegará en algún momento.

El siguiente, por favor

Y entre tranto, llegan más peticiones, el tiovivo de solicitar – crear – traducir – entregar, que es mi gestión de proyectos, ya hace tiempo que ha empezado a moverse para los siguientes encargos. Como podéis ver, la vida como traductora y editora nunca se detiene y siempre es emocionante y apasionante.

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