Seminari sobre gestió de projectes: un resum

Gestió de projectes: la feina invisible d’una autònoma

Algún em va dir un dia que la paraula alemanya “selbstständig”, autònom, en realitat vol dir que un treballa sol (selbst) i contínuament (ständig). Per als autònoms com jo això vol dir que la feina no comença ni quan s’ha confirmat l’encàrrec ni quan l’hem acabat i entregat al client.

Abans i després cal fer moltes altres tasques: escriure correus electrònics, valorar el volum de feina d’un encàrrec, seguir el seu pagament, i de vegades també reclamar el pagament d’una factura pendent, etc. Tenint pocs clients és possible tenir-ho tot sota control, però si el nombre de clients augmenta amb el temps, és fàcil perdre el compte de tots els encàrrecs, correus electrònics, factures pendents o no, etc.

Seminari de l’Associació de Traductors i Intèrprets BDÜ Bayern

A aquest punt de perdre el compte d’alguns dels meus encàrrecs vaig arribar-hi a l’any 2019, quan vaig descobrir l’oferta de l’Associació de Traductors i Intèrprets BDÜ Bayern: un dissabte sencer amb consells i trucs sobre la gestió de projectes. La ponent va ser Birgit Hoffman, de l’equip Beomed. I realment va valdre la pena. Aquesta entrada és un resum d’aquell dia, el més important per a mi i sobre les coses que canviaré a partir de 2020. Sona molt més complicat del que és en realitat :-)

Projektmanagement

Què és la gestió de projectes

Aquesta entrada l’he començada amb el concepte de gestió de projectes: en el meu cas es tracta d’iniciar, planificar, dirigir, controlar i acabar els projectes, és a dir els encàrrecs. Cada projecte o encàrrec consta de tres fases principals, i per cada una hi ha diferents tasques a fer. La següent graella els resumeix:

Preparació Realització Tancament
-Entrada de l’encàrrec i el seu aclariment

-Planificació de la pròpia capacitat

-Escriure l’oferta o la negociació del preu

-Confirmació de l’encàrrec

-Crear el projecte o encàrrec

-Llegir i preparar el text de l’encàrrec

-Traduir / Corregir

-Investigació terminològica y emmagatzematge dels termes (tècnics)

-Revisió

-Entrega

-Realitzar possibles canvis

-Facturació

-Gestió de reclamacions en cas necessari

-Càlculo posterior

-Gestió de morosos, també si és necessari

 

Documentació dels encàrrecs

Després d’aquesta introducció, vam tratar dos aspectes que per a mi van ser els més útils i que posaré en pràctica a partir de 2020:

  1. La creació d’una llista de comprovació per aclarir amb els clients diferents qüestions de l’encàrrec
  2. Diferents mètodes para documentar i gestionar els encàrrecs. En primer lloc vam parlar sobre les diferents solicions de programari para autónomos/as y agencias que hay en el mercado, a saber:
  • El programari Translation Office 3000. Està fet a mida per a traductors/es. Ja vaig treballar-hi una època, però no em va acabar de convèncer.
  • El programari Plunet Business Manager. Aquesta solució està pensada per a agències, ja que la versió més senzilla només contempla el seu ús per a dues persones.
  • Un producte semblant TO 3000, també molt extens, es el programari XTRF.
  • Crear projectes en una eina CAT (Computer Aided Translation) com MemoQ. Per a mi, tanmateix, aquesta opció no és massa practicable perquè no només tradueixo.
  • Un arxiu d’Excel.

Un arxiu d’Excel senzill, però ben estructurat

¿Un arxiu d’Excel? Sí. Precisament això és el que em va fascinar. La senyora Hoffmann ens va ensenyar un arxiu d’Excel amb una estructura senzilla i amb el que es pot registrar totes les passes d’un projecte i de tots els projectes al mateix temps:

  1. Primer cal assignar un número consecutiu a cada projecte com a fil vermell per a tots els projectes, independentment del client i de quan s’ha treballat en aquest projecte. Fins ara havia arxivat totes les factures de manera cronològica. Tot i que cadascuna també tenia un número consecutiu, les tenia ordenades per mesos de facturació. Amb aquest sistema, la búsqueda de factures antigues era bastant complicada.
  2. A cada client se li assigna una abreviatura, que s’adjunta al número consecutiu.  Al mateix temps que creava l’arxiu Excel per a les factures i el seu seguiment, vaig crear-ne un altre amb tots els clients actius i els vaig atorgar una abreviatura de tres lletres. Fins ara els guardava tots a Outlook, però a partir de 2020 els registraré també en aquest nou arxiu.
  3. Arxiu d’Excel per al seguiment de projectes: a la part de dalt es poden afegir totes les dades que es necessitin per fer el seguiment de tots els projectes pendents, i també de la seva facturació: el tipus d’encàrrec (traducció o correcció), empresa, persona de contacte, data de l’entrega, data de la factura, del pagament, etc. A la part de l’esquerra hi haurà tots els projectes segons el número consecutiu i l’abreviatura del client.

A la tardor de 2019 vaig posar-m’hi i vaig registrar els primers projectes per a 2020:

Excel Datei Projektmanagement

 

 

Les columnes amb les diferents dades i tasques per a cada projecte es poden canviar o afegir-ne de noves segons les pròpies necessitats. Aquesta és la meva primera estructura amb totes les dades principals que necessito per començar a treballar d’aquesta manera.

Transcurs posterior del seminari

Després de tractar aquesta idea amb l’arxiu Excel, vam parlar sobre altres aspectes de la gestió de projectes que per a mi no eren tan nous. Però sempre val la pena tornar a pensar-hi i parlar-ne amb companys/es. Entre altres aspectes, vam parlar sobre els següents aspectes:

  1. Registre del temps: Sí o no? Per a la facturació per temps i per fer un nou càlcul en acabar un projecte, és molt recomanable. I fa augmentar l’autodisciplina :-)
  2. Planificació de la pròpia capacitat: Quant pot traduir un traductor en un dia? Quantes paraules o quantes pàgines? Quant de temps realment productiu tenim a la nostra disposició a més de tota la gestió d’altres encàrrecs, la comptabilitat, etc.? La senyora Hoffman ens va proporcionar amablement un senzill arxiu d’Excel que converteix el número de paraules o de línies que hem de traduir en hores i dies aproximats.
  3. Traduir en equip per a projectes grans.
  4. La calculació d’un pressupost i tot el que cal tenir en compte.
  5. La negocació del preu i el triangle màgic (despeses, qualitat i preu): barat, ràpid i bé no funcionen al mateix temps. Només es poden tenir dos d’aquests tres factors al mateix temps. Aquest article ho resumeix molt bé (en alemany).
  6. Descomptes per als “matches”? Sí, pero només si això vol dir un 0% de feina, és a dir si els segments del programari CAT estan tancats. De no ser així, pot ser que fins i tot els ‘matches” 100% hagin de canviar-se en algun aspecte, perquè n’hi ha de dobles o perquè algun dels segments tenen algun error  que cambiarse en algún aspecto, porque hay dobletes o tienen algún error malgrat tot. I això vol dir, naturalment, feina per a nosaltres.
  7. Confirmació de l’encàrrec. Documentar per escrit si l’acord es va fer per telèfon. I si la confirmació no arriba: preguntar sempre.
  8. Después d’acabar l’encàrrec: facturación en cas necessari gestionar les queixes i cóm fer-ho (agrair la queixar, lamentar l’error detectat, explicar el que ha passat, oferir una correcció…), nou càlcul de l’encàrrec.

Va ser un seminari molt ben estructurat i explicat, amb molts bons consells i un interessant intercanvi entre col∙legues. La ponent, a més a més, va posar la seva presentació a la nostra disposició, i vaig poder-la consultar diverses vegades per fer el canvi per a l’any 2020 i per escriure aquesta entrada.

4 pensaments a “Seminari sobre gestió de projectes: un resum

  1. Erika Cecilia

    Este mensaje es para ti privado. No lo actives Montse!!

    Me ha inspirado mucho tu artículo de Projektmanagement para tomar de guía en mi próximo proyecto.
    Si me permites, me gustaría llamarte este fin de semana y consultar tu valiosa opinión para un proyecto que tengo en mente.

    Un abrazo muy fuerte!

    Erika Cecilia Guerra
    *Sirena Cuentacuentos*

    Respon

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà.