Gestió de proyectes: des del contacte fins a la traducció

La gestió de projectes entre bastidors

Els traductors i les traductores professionals tenen molta feina abans i després de la traducció i de la seva entrega al client. Molts clients no tenen clar què suposa aquesta gestió de projectes invisible per a ells. Tanmateix, abans que el client rebi la traducció que ha encarregat, els traductors i les traductores realitzen una sèrie de passes necessàries entre bastidors que es repeteixen una vegada i una altra.

Contacte y confirmació de l’encàrrec

El primer pas és, evidentment, la posada en contacte amb el traductor o la traductora. Els primers detalls importants per als traductors és la quantitat de texte per a traduir i la data d’entrega que necessita o vol el cliente. Sense conèixer la quantita de text no és possible fer una oferta concreta. les importantes para los traductores son la cantidad de texto a traducir y la fecha de entrega deseada. Sin conocer la cantidad de texto, no es posible hacer una oferta concreta. A l’entrada Calcular les despeses d’una traducció vaig resumir cóm es pot calcular quant val una traducció.

Per a la majoria de les consultes, n’hi ha prou amb el contacte inicial. A continuació escric una oferta, i s’arriba a un acord, o no. La major part de la meva comunicació és per correu electrònic, i en alguns casos també per telèfon. Com descriu Andrea Halbritter en la seva entrada sobre trucar per telèfon, la comunicació telefònica de vegades és més ràpida i va millor per aclarir malentesos que puguin sorgir.

La gestió de projectes i la seva preparació

La confirmació

Una vegada acordat el preu i la data d’entrega de la traducció, la feina de traduir està ben lluny de començar. Un pas indispensable es la confirmació formal del client. Per suposat, n’hi ha prou amb un correu electrònica, però he sentit algun cas en el que algú ha començat amb la traducció, només per assabentar-se poc després que el client retira l’encàrrec.

Per això sempre espero la confirmació. Algunes empreses o agències fins i tot envien la confirmació en forma de comanda en PDF. Això facilita el registre de la traducció y posteriorment la pròpia facturació.

Crear un projecte

Cuando arriba la confirmació o la comanda, el primer que faig és crear o registrar el projecte dues vegades. Si es tracta d’un client nou, creo una carpeta amb el seu nom i hi guardo tots els documents. Per als clients existens, creo una subcarpeta amb tots els detalls necessaris.

Com a segon pas, documento el projecte en un arxiu de Excel, on emmagatzemo tots els projectes en números en sèrie, a més de tota la informació necessària per a poder fer-ne un millor seguiment, com per exemple la mena de projecte (traducció, edició, revisió, etc.), la persona de contacte, la data de la sol·licitud, etc.

Aquesta gestió interna, invisible per als clients, per a mi és indispensable perquè he d’encarregar-me de varis encàrrecs durant tota la setmana i aquesta és l’única manera de poder fer-ne un seguiment.

La facturació

Com a tercer pas, últimament m’he acostumat a dissenyar i a crear la factura del projecte per avançat. Aquestes factures tenen el número en sèrie de l’arxiu Excel.

Tot i que envio la factura després d’entregar la facturació, ja l’he creat abans de començar i mica a mica ting una visió general de les factures que enviaré a finals de mes.

Per a la facturació, està clar que existeix una gran varietat de programes informàtics, alguns localitzats al núvol, i que a més estan dissenyats per a autònoms com jo. Però encara no he fet aquest pas. Potser algun dia em llenci a l’aventura i informaré sobre aquesta experiència :-)

La realització del projecte: la traducció

Només llavors, després d’acabar els passos anteriors, comença per fi la feina que els meus clients esperen de mi: la traducció del text.

Es podria objectar que es pot fer tota la gestió a posteriori. Però en primer lloc, l’experiència m’ha demostrat que no és gaire eficaç no mantenir l’ordre des d’un bon principi. Y en segon lloc, des del Reglament de Protecció de Dades de 2018, estic obligada, entre altres coses, a documentar les dades personals i a fer-los rastrejables per a tercers. Amb aquesta manera de treballar faig transparent tot procés de la meva feina des del principi.

Gestió de proyectos i el seu seguiment

La traducció està acabada i entregada: la següent traducción? Encara no.

El següent pas és, evidentment, enviar la factura. Alguns consellers diuen que cal enviar-la juntament amb l’encàrrec fet. Però jo les envio uns dies després o totes juntes al final de cada mes, perquè de vegades hi ha preguntes sobre la meva feina i a més a més no vull ser massa directa amb els meus clients.

Si tot va bé, cosa que passa gairebé sempre, els clients paguen la factura dintre del termini establert. A vegades, tanmateix, no ho fan, i pot haver-hi vàries raons per això: la factura s’ha perdut, se n’han oblidat, el client final ‒en el cas de les agències‒ encara no ha pagat, etc. En aquests casos, haig de tenir paciència, però sé que les diners arribaran en algun moment.

El següent, sisplau

I mentres tant, arriben més comandes, i els cavallets de sol·licitar – crear – traduir – entregar (la meva gestió de projectes), ja fa temps que ha començat per als propers encàrrecs. Com podeu veure, la vida com a traductora i correctora mai s’atura i sempre és emocionant i apassionant.

Potser et pot interessar:

Seminari sobre gestió de projectes: un resum

 

Leave a Reply